Última actualización: septiembre de 2026
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un gestor, asesor laboral o abogado. Los trámites exactos (contrato, alta en Seguridad Social u organismo equivalente, retenciones) varían según el país, y conviene confirmarlos con un profesional antes de contratar.
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Pasar de trabajar solo a tener a alguien contratado es uno de los saltos que más gente pospone, no porque no quiera, sino porque no sabe por dónde empezar. La buena noticia es que el proceso, una vez lo desglosas en pasos, es bastante más manejable de lo que parece desde fuera.
Aquí tienes el proceso ordenado en el tiempo: qué hacer antes de la contratación, qué hacer el día que empieza, y qué hacer en las primeras semanas.
Antes de contratar
Confirma que puedes permitírtelo de verdad, no solo el sueldo. Un empleado cuesta más que su salario bruto: hay que sumar las cotizaciones o impuestos sobre la nómina que paga el empleador (no solo los que se retienen al trabajador), y en muchos países, seguro o beneficios adicionales. Como referencia general, el coste total para la empresa suele quedar entre un 20% y un 35% por encima del salario bruto, aunque la cifra exacta depende enteramente de tu país.
Decide la forma de contratación correcta. Empleado con contrato (con retenciones y cotizaciones gestionadas por ti) y colaborador externo o autónomo que te factura son figuras legales distintas, con obligaciones distintas. Clasificar mal a alguien como “autónomo” cuando en la práctica trabaja como empleado es uno de los errores que más sanciones genera a pequeñas empresas en varios países — si tienes dudas, es el primer punto a consultar con un gestor.
Elige cómo vas a gestionar la nómina antes de necesitarla. No dejes esto para el último momento: date de alta en un software de nómina (tratamos las opciones en nuestra guía del mejor software de nómina para pequeñas empresas) con margen suficiente, porque algunos trámites de alta como empleador tardan días en resolverse, no minutos.
El día que empieza
Ten el contrato firmado antes del primer día, no durante la primera semana. Debe recoger al menos: puesto, salario, jornada, duración (indefinido o temporal) y periodo de prueba si aplica.
Reúne la documentación básica del empleado: identificación, datos bancarios para el pago, y cualquier formulario fiscal que exija tu país para calcular las retenciones correctas desde la primera nómina.
Prepara su acceso a las herramientas de trabajo el día antes, no el mismo día: correo, software que vaya a usar, y cualquier credencial que necesite. Si gestionáis las contraseñas del equipo con una herramienta compartida (lo explicamos en nuestra guía del mejor gestor de contraseñas para empresas), es el momento de darle de alta ahí también, no después.
Explícale, aunque sea en una conversación de 15 minutos, lo básico de cómo funciona el día a día: horario, canal de comunicación, a quién preguntar si tiene una duda. Parece obvio, pero es lo que más se salta una empresa pequeña que nunca ha tenido empleados, y es lo que más ansiedad quita a la persona que empieza.
Las primeras semanas
Haz la primera nómina con margen de revisión. No la proceses el último día posible — hazlo con dos o tres días de antelación para poder corregir cualquier error antes de que afecte al pago real.
Confirma que las altas obligatorias están hechas correctamente. Según el país, esto incluye organismos de Seguridad Social, mutuas de accidentes de trabajo, o registros equivalentes. Un gestor laboral, aunque solo lo contrates para esta primera vez, suele costar mucho menos que un error en este punto.
Pide feedback explícitamente a las dos o tres semanas. No esperes a que surja solo — pregúntale directamente qué le está costando más, qué necesitaría que no tiene. Es la forma más barata de detectar un problema de incorporación antes de que se convierta en una renuncia.
Si prefieres verlo explicado paso a paso
“Para verlo de forma más clara y práctica, te aconsejamos ver el siguiente vídeo. En él, explica paso a paso cómo gestionar la primera contratación en una PYME, desglosando con ejemplos reales los aspectos clave y los trámites necesarios para hacerlo con seguridad.”
Un apunte final
Nada de esto sustituye a un gestor o asesor laboral la primera vez que contratas — es una inversión pequeña comparada con el coste de un error en un alta o en un contrato mal redactado. Esta guía sirve para que llegues a esa conversación sabiendo qué preguntar, no para saltártela.